帮助确定工作优先次序的策略

重要与紧急

显然,如果能做更多的事情就更好了。请记住,作为一名创业者,你缺乏时间和金钱。因此,尽可能多、尽可能快地完成工作是很有诱惑力的。

这听起来有违直觉,但创业的真正玩法不是做更多的事,而是做正确的事。这听起来很容易,但要在竞争激烈的市场中始终如一地做到这一点却很难,大多数人都会重蹈覆辙,包括你自己。

有无数种方法可以用来确定什么是真正重要的(如我前面提到的,什么能起到推动作用),什么是不重要的。

关于这个问题的书籍和文章很多,我就不在这里详述了。我只想说,你始终需要退一步,评估这件事对你的业务取得进展是否至关重要。我所说的 "进步 "是指发现某件事情是否可行、消除用户/客户的痛点、消除业务瓶颈(如招聘)等。

这些任务都很重要,因为一旦完成,你就会觉得自己的公司已经成熟了一些,现在可以进入下一步了。

相比之下,很多任务并不重要,或者我们觉得它们很重要,其实它们只是很紧急。这并不意味着你可以无限期地拖延这些任务,但也许你可以等一等,过一两周再重新评估,或者你可以把它们委托出去。你很可能会发现,如果你稍等一下,就会发现很多任务并不像你一开始想的那么重要,你可以跳过这些任务。

如需了解更多信息,请参阅艾森豪威尔矩阵

轮挡时间

如前所述,大多数人都很难在自己定义为优先事项的任务上取得进展。原因在于,你很可能每天都要看几次日历,看看下一步要做什么,而你的任务却生活在一个独立的系统中。

经验丰富的创业者已经深刻地认识到,"如果你的日程表上没有它,它就很可能不会发生!"。

为了确保一项任务能得到应有的关注,人们会做的一件事就是在日历上划定时间。

根据您使用的日历工具,您也许可以轻松地将任务拖放到日历上,以封锁一些时间。如果您坚持使用市场上比较传统的日历工具,您仍然可以手动创建事件,表明这段时间是留给您处理重要任务的。

下一次,如果你有一项重要的任务要在周末完成,请在一周的早些时候就为它安排好时间,以确保你能投入应有的时间。切记要考虑到你的喜好和精力水平,正如上一节所讨论的,例如,如果你喜欢在早上集中精力,那么就把时间安排在早上。

推迟

大多数任务管理工具都提供 "贪睡 "功能,类似于电子邮件客户端多年来提供的功能。

打盹功能的目的是让您延迟处理项目。遗憾的是,该功能的工作方式是指定一个日期,通常是下周一。

问题是,当星期一来临时,你的任务清单上的任务状态各不相同。一边是你决定今天必须完成的任务。另一边则是你想要重新评估的任务。

而所有这些都混杂在一张乱七八糟的清单中。

此外,大多数任务管理产品都会自动将当天未完成的任务转到第二天。

不幸的是,这种善意的机制必然会让你的任务清单越来越多,以至于它不再代表今天要完成的任务,而是"不久之后要做的事情"。

更好的办法是将需要重新评估的任务整理成清单,如果你使用的工具允许,最好每周整理一次,否则就按短期、中期和长期分批整理。

此外,对于当天的任务,你可以列出 "下周"、"下月 "和 "明年 "的列表,并将任务从一个列表移动到下一个列表。尽管这并不理想,但它可以帮助你避免 "今日 "屏幕失去意义。试一试,你就会发现每天开始时你会轻松得多,注意力也会集中得多,因为你的 "今日 "列表(几乎)是空的,你可以决定每天要关注什么,而不是把项目重新洗牌。

请参阅 "工具 "部分,因为有些产品默认集成了这一概念,使其功能非常强大,可以轻松进行规划。

每周开始时,重新评估本周尚未确定具体工作时间的任务:

  1. 将所有对实现每周目标不重要的任务推迟到下周完成

  2. 例如,如果有截止日期,则将任务安排到特定日期

  3. 为你最重要的项目安排时间,确保你能完成它们