帮助准备议程的策略

正如以下文章所述 保护你的日程安排中的讨论，在安排会议时，你应该总是尽量考虑到自己的喜好。

但显然，这并不总是可能的。当会议很紧急或与会者无法满足你的日程安排要求时，你应该灵活处理。

由于大多数会议都没有明确的议程，因此会议在没有明确方向的情况下进行。

会议组织者有责任制定议程。不一定要长篇大论，只需描述问题，提供一些背景资料，以及一系列明确的目标即可。

对于涉及众多与会者和/或多个议题的会议，必须更准确地确定议程，包括讨论议题清单、决策目标和每个议题的时间分配。

这将有助于确定讨论的框架，同时帮助与会者提前思考潜在的解决方案。

议程应提前几天告知与会者，以便他们熟悉材料。

会议的价值在于让一群聪明人同时交流，以解决问题。

换句话说，会议对于发挥思想协同作用很有意义。

为什么要花费这么多时间来解释这个问题，即使参与者可以事先阅读这些信息？

在阅读了 Startup Boards：让你的董事会发挥最大作用一书后，我清楚地认识到，无论是董事会会议还是团队会议，都应分两步走。

第一步应该是异步的。组织者应撰写并分享一份简短的文件，对议程进行总结，并对要点进行解释。

与会者必须在会前阅读本文件，并就各个要点发表意见，提出问题并加以说明。

这第一步可以让参与者更好地提炼核心问题，或许已经回答了一些要点。这也能让所有利益相关方更多地参与进来。

第二步是同步会议。在会议期间，我们的目标是利用会议室内的脑力，集中精力找到解决细化问题的办法，而不是花时间向大家介绍当前主题的最新情况。

因为组织会议是一件非常痛苦的事情，所以组织者会尽可能地减少工作量，以便继续自己的生活。

因此，人们往往会邀请他们能想到的所有利益相关者，让被邀请者费尽心思去弄清自己是否真的需要参加这次会议。

作为组织者，您有责任限制会议人数。首先，这将大大提高交流的质量和与会者的参与度。

隐藏在森林中比隐藏在一棵树后更容易...

其次，人们会心怀感激，因此更愿意为受邀参加的会议增添价值。

这并不意味着人们应该被屏蔽在对话和决定之外。请参阅本章 始终跟进章节了解更多信息。