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### **日出社区协会**

日期： 2024 年 8 月 20 日2024 年 8 月 20 日

时间：下午 3:00 - 4:30

地点： 社区中心 404 室社区中心 404 室

会议类型例会

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### 宣布开会

- 时间：下午 3:05
- 主席： Jeff Thompson杰夫-汤普森

### 出席情况

- 出席成员
    - 无名氏
    - 简-史密斯
    - 迈克尔-约翰逊
    - 迈尔斯-戴维斯
- 缺席者
    - 罗伯特-布朗
    - 丽莎-怀特
- 嘉宾/观察员
    - 马克-泰勒
    - 索菲亚-威廉姆斯

### 公告

- 年度慈善筹款活动将于 2024 年 9 月 17 日举行。
- 计划于 11 月安装新的 VR 游乐场。

### 批准上次会议记录

- 2024 年 7 月 15 日会议记录：批准
    - 更正/修正：不适用

###议程批准

- 2024 年 8 月 20 日议程：批准
    - 修正案：不适用

### 报告

- 主席报告：
    - 社区花园项目进展顺利，预计 10 月初完工并开始种植。
- 财务报告：
    - 当前余额：13,560 美元。主要支出包括夏季野餐活动的 2,400 美元。
- 委员会报告
    - 活动规划委员会：敲定了即将举行的街区间聚会的计划。
    - 安全委员会：报告了邻里守望计划的近期升级和时间表。
    - 美化委员会：为社区公园和大门花园提出新的景观设计理念。

### 旧事

- 项目 1：社区通讯的分发
    - 结果：推迟到下一次会议，等待有关印刷费用的更多信息。
- 项目 2：重铺停车场路面
    - 结果：推迟到十月份审查预算：推迟到 10 月份预算审查时审议。

### 新业务

- 项目 1：狗鸟公园提案
    - 结果：批准：批准。地点待定。
- 项目 2：圣诞装饰比赛
    - 结果：批准：批准。分配的预算为 600 美元。

### 休会

- 时间：下午 4:25
- 下次会议日期2024 年 9 月 17 日

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会议记录 提交人

- 姓名： Miles Davis迈尔斯-戴维斯
- 日期： 2024 年 8 月 21 日2024 年 8 月 21 日

批准会议记录

- 姓名： 杰夫-汤普森杰夫-汤普森
- 日期： 2024 年 8 月 25 日2024 年 8 月 25 日

## 毕加索项目的死前分析

日期：2024年9月4日

时间： 上午 10:00 - 下午 12:00

地点： 总部大楼 B 会议室总部大楼 B 会议室/虚拟会议链接：[Zoom 链接］

主持人：Emily Paquette艾米丽-帕奎特

与会者

- 约翰-多伊（项目经理）
- Sarah Lee（首席开发员）
- 迈克尔-史密斯（质量保证负责人）
- 雷切尔-亚当斯（营销主管）
- 汤姆-布莱克（财务分析师）

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#### 简介

- 目标：** 本次预先评估会议的目标是确定可能导致毕加索项目失败的潜在风险和挑战。通过及早识别这些风险，我们希望制定战略来降低风险，确保项目取得成功。
- 议程概述：** 会议将包括介绍项目范围、讨论假设的失败情景、个人头脑风暴、小组讨论、风险优先级排序以及制定缓解策略。

### 项目概述

- 项目范围：** 毕加索项目旨在开发一款新的移动应用程序，以更好地简化我们的客户服务操作。我们的目标包括优化响应时间、提高客户满意度以及整合人工智能辅助支持功能。主要交付成果包括应用程序的 MVP、用户测试报告和最终产品发布。
- 时间表
    - 第 1 阶段（设计）：2024 年 9 月至 2024 年 10 月
    - 第 2 阶段（开发）：2024 年 11 月至 2025 年 1 月
    - 第 3 阶段（测试）： 2025 年 2 月 - 2025 年 3 月2025 年 2 月 - 2025 年 3 月
    - 最终发射：2025 年 4 月

### 想象失败

- 情景假设：***
    - 参与者将想象毕加索项目已经失败。
    - 假设情景：** 现在是 2025 年 4 月，应用程序的推出是一场灾难。客户的反馈大多是负面的，应用程序经常崩溃，重要的功能也不见了。为什么会失败？
- 个人头脑风暴：** 参与者将有 15 分钟的时间列出项目失败的潜在原因，并考虑技术挑战、团队内部问题和市场错位等因素。

### 小组讨论

- 分享见解：** 每位与会者将分享他们所发现的风险和潜在失败点。
- 对风险进行分类：** 我们将对类似的风险进行分组，如技术风险、市场风险和团队相关风险，以确定共同的类别。

### 确定优先次序

- 风险影响和可能性：** 我们将根据每个风险对项目的潜在影响和发生的可能性对其进行检查和评级。
- 主要风险识别：** 我们将优先考虑需要立即关注的 5 大风险。

### 缓解策略

- 制定解决方案：**
    - 针对前 5 大风险中的每一个风险，我们将集思广益，制定潜在的管理策略，例如实施额外的测试阶段或改进市场调研。
- 分配职责：** **
    - 指定团队成员监督每项缓解计划的实施，确保责任到人。
- 设定期限：**
    - 根据项目时间表，为实施这些策略设定明确的截止日期。

###审查和回应

- 回顾要点：** 总结首要风险及其缓解策略和负责团队成员。
- 行动项目：** 审查行动项目，确保每个项目都有指定的责任和截止日期。
- 接下来的步骤：** 概述接下来的步骤，包括召开后续会议，跟踪缓解战略的实施情况。

### 结束语

- 最后想法：** 征求与会者的结论性意见或问题。
- 感谢：** 感谢大家的参与和投入，为毕加索项目的成功提供了保障。

#### 欢迎

- 快速介绍：
    - 无名氏（项目经理）
    - 简-史密斯（首席开发员）
    - Keith Lee（设计师）
- 快速概述议程：
    - 项目最新情况
    - 即将开展的任务和最后期限
    - 障碍和风险
    - 团队反馈和讨论
    - 行动项目和下一步措施

###项目状态更新

- 自上次会议以来的进展情况：
    - **John Doe**：完成了初步的项目范围界定和资源分配。
    - **Jane Smith**：开发了应用程序的第三个模块；目前正处于测试阶段。
    - **Keith Lee**：完成主产品仪表板的用户界面/用户体验设计。
- 已实现的里程碑：
    - 完成项目范围界定。
    - 第三模块开发和用户界面/用户体验设计定稿。
- 当前状态：
    - 已步入正轨**，需要进行一些调整。

###即将开展的任务和截止日期

- 下一步：
    - 无名氏**：与利益相关者协调，以获得对实施文件的反馈意见。
    - 简-史密斯**：继续模块测试，并开始开发第四个模块。
    - **Keith Lee**：为下一阶段的应用程序创建屏幕设计原型。
- 即将到来的截止日期：
    - 利益相关者反馈截止日期为 8 月 25 日。
    - 9 月 1 日前开始开发第二个模块。
- 分配任务：
    - 无名氏**：确保利益相关者的参与。
    - 简-史密斯**：领导模块测试和开发。
    - 萨姆-李**：专注于屏幕设计原型。

###挑战和风险

- 当前的挑战：
    - 利益相关者反馈较晚，可能会影响下一阶段的启动。
    - 需要解决测试过程中发现的关键技术问题。
- 风险管理：
    - 主动跟进利益相关者。
    - 如果适用，分配额外资源协助测试。

### 团队反馈和讨论（10 分钟）

- 进度反馈：
    - 简-史密斯**：对目前的进度表示满意，但强调需要与测试团队进行更清晰的沟通。
    - **Keith Lee**：建议尽早与开发人员进行设计审查，以确保与设计保持一致。
- 改进建议：
    - 考虑在设计团队和开发团队之间建立一个更有规律的反馈回路。

###行动项目和下一步（5 分钟）

- 行动项目摘要：
    - **John Doe**：与利益相关者跟进，确保遵守时间表。
    - 简-史密斯**：解决测试问题，开始下一个开发阶段。
    - **Keith Lee**：准备设计原型，每两周安排一次审查会议。
- 下次会议日期：
    - 定于 8 月 30 日上午 10:00 举行。

###结束语

- 感谢团队一直以来的努力，并提醒大家遵守即将到来的最后期限的重要性。如果出现问题，鼓励大家坦诚交流。

### **XYZ公司办公会议**

日期：2024 年 8 月 20 日

时间：上午 10:00 - 11:30

地点： 主厅 A主会议室 A

会议类型工作人员例会

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### 宣布开会

- 时间：上午 10:05
- 主席： Frank Miller弗兰克-米勒

### 出席情况

- 出席成员
    - 爱丽丝-约翰逊
    - David Lee
    - Maria Gonzalez
    - Kevin Nguyen
- 缺席者
    - 杰西卡-布朗
    - 托马斯-沃克
- 嘉宾/观察员
    - 乔丹-彼得森
    - 马克-史蒂文斯

### 公告

- 季度团队建设活动将于 2024 年 9 月 25 日举行。
- 新软件更新将于 11 月在全公司范围内推出。

### 批准上次会议记录

- 2024 年 7 月 18 日会议记录：批准
    - 更正/修正：不适用

###议程批准

- 2024 年 8 月 20 日议程：批准
    - 修正案：不适用

### 报告

- 主席报告：
    - 公司的新产品线将于 12 月推出，营销策略正在敲定中。
- 财务报告：
    - 当前预算状况：350,000 美元。近期支出包括 12,500 美元的办公空间翻新费用。
- 部门报告：
    - 市场部：介绍了新产品发布的最新谷歌和公关活动。
    - 销售部：报告第三季度销售额增长 13%。
    - 人力资源部：讨论了即将举行的员工入职培训。

### 旧事

- 项目 1：办公室翻新时间表
    - 成果：预计 10 月底完工。
- 项目 2：员工对远程全职工作政策的反馈意见
    - 结果：继续讨论，进一步收集反馈意见：继续讨论，进一步收集反馈意见。

### 新业务

- 项目 1：健康计划提案
    - 结果：批准：已获批准。十月开始实施。
- 项目 2：办公室假日聚会计划
    - 结果：批准：批准。预算定为 2,400 美元。

### 休会

- 时间：上午 11:25
- 下次会议日期2024 年 9 月 17 日

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会议记录 提交人

- 姓名： Maria Gonzalez玛丽亚-冈萨雷斯
- 日期： 2024 年 8 月 21 日2024 年 8 月 21 日

批准的会议记录

- 姓名： Frank Miller弗兰克-米勒
- 日期： 2024 年 8 月 25 日2024 年 8 月 25 日

**技术解决方案公司**

**会议议程**

**日期：** 2024 年 8 月 30 日

**时间：** 上午 10:00 - 11:30

**地点：** 3B 会议室 / Zoom 链接：zoom.us/meetingID12345

**会议主持人：** Dwayne Johnson

**记录员：** 李小龙

### 正式宣布开会

- Dwayne Johnson 于上午 10:05 宣布会议开始。

### 点名/出席

- 与会者：**
    - 史蒂夫-史密斯
    - 特德-特纳
    - 阿姆列什-帕特尔
    - 劳伦斯-布朗
- ** 缺席者：**
    - 米歇尔-克拉克
    - 奥利维亚-马丁内斯

### 批准上次会议记录

- 回顾并叙述上次会议记录。
- 动议批准：史蒂夫-史密斯
- 第二项：特德-特纳
- 表决：一致通过

###议程审查

- 议程和目标概览。
- 议程无增补或更改。

### 报告

- 营销团队报告：** Ted Turner
    - 概述最新的谷歌营销活动结果和即将开展的营销活动。
- 财务部报告：** Amreesh Patel
    - 第三季度财务业绩和新预算更新。
- 产品开发报告：** 劳伦斯-布朗
    - 新产品功能和发布路线图的进展情况。

### 旧事

- 网站重新设计项目：**
    - 由 Lawrence Brown 主持讨论
    - 最终批准应用程序设计概念和开发时间表。
- 客户反馈调查：**
    - 由 Ted Turner 主持讨论
    - 审查调查结果和下一步工作。

### 新业务

- 新客户入职流程：***
    - Amreesh Patel 介绍
    - 简化客户入职流程的建议。
- **员工培训计划：**
    - Dwayne Johnson 介绍
    - 讨论有关客户支持和时间表的拟议员工培训模块。

### 开放发言/问答

- 开放讨论，并邀请与会者提出其他意见、问题、反馈或公告。

### 回顾

- 审查指定的行动项目和截止日期：
    - 网站重新设计定稿：** Lawrence Brown，2024 年 9 月 5 日前
    - 入职流程更新：** Amreesh Patel，2024 年 9 月 10 日前
    - 培训计划大纲：** Dwayne Johnson，2024 年 9 月 12 日前

### 休会

- Dwayne Johnson 于上午 11:25 宣布休会。
- 下次会议定于 2024 年 9 月 15 日上午 10:00 在 3B 会议室 / Zoom 举行。

## 议程

### 这一时期的目标

- 客户保留率提高 10
- 启动新的营销活动
- 吸收两名新团队成员

#### 上期指标

- 收入：500,000 美元
- 网站流量150,000 次访问
- 客户满意度（NPS）：85%

### 最新进展

- 引入新的客户反馈流程。
- 由于供应链滞后，产品发布延迟。
- 成功整合新的客户关系管理系统。

###呐喊

- 成功迁移到新的服务器基础设施。
- NPS 分数创历史新高。
- 团队成员晋升为高级项目经理。

### Q&A

- 如何保持当前的 NPS 分数？
- 何时填补无名氏的职位？

## 与员工一对一：**无名氏**

### 建立良好关系

- 你最近的工作量如何？
- 最近有什么令人兴奋的项目吗？

###成就

- 改进：** 上一季度成功缩短了 15%的处理时间。
- 里程碑：** 提前完成供应商满意度培训模块。

### 绩效诊断

- 我们做错了什么？** 某些流程仍然缺乏自动化，导致无法实现最佳运行。
- 我们为什么继续使用现有系统？** 可能是对新工具的好处缺乏认识。
- 我们是否获得了最佳的投资价值？** 当前的客户关系管理工具没有得到最佳利用，导致客户跟进工作表现不佳。
- 哪些部门受到影响？** 主要是销售和客户支持团队。

### 处方

- 我们能做得更好吗？** 定期举办关于最新工具的培训课程，以提高效率。
- 管理层如何帮助你们？** 提供先进的分析软件，以便更好地跟踪绩效。
- 您可以采取哪些措施来更好地跟踪自己的绩效？** 实施每周自我评估和报告。
- 如何提高我们对最终用户的附加值？** 重点关注个性化的客户互动，充分利用数据洞察力。

###开放表

- 在这里，您可以随意分享您的任何疑虑或想法，因为这里没有任何评判。

### 行动项目

- 行动项目 1：** 在 EOM 之前完成客户关系管理高级培训。
- 行动项目 2：** 制定每周绩效跟踪系统。

### 接下来的步骤

- 下一次会议：** 从今天起三周内召开，审查行动项目并讨论新的进展。

### **第一次团队会议议程**

日期： 2024 年 9 月 4 日2024 年 9 月 4 日

时间：上午 11:00

地点：会议室 C 或 Zoom会议室 C 或 Zoom 链接：[放大链接］

会议主持人罗斯-盖勒

### 欢迎和介绍

- 主持人：欢迎大家参加我们的第一次团队会议。
- 团队介绍：所有团队成员做自我介绍，谈谈自己的角色和背景。

### **破冰游戏**

分享一个故事，或告诉大家一些大家可能猜不到的事情

### **关于你自己**

罗斯-盖勒简要介绍一下你在项目管理方面的职业生涯、领导风格、我们团队的目标以及我的个人生活。

### 会议目的和目标

- 主持人：简要介绍会议目的。
- 目标：明确设定成果，包括确定团队组成、职责和设定项目时间表。

###团队目标和期望

- 讨论：团队目标，如在第四季度前完成新产品发布。
- 期望：讨论对团队协作、异步沟通和项目管理的期望。
- 问答：鼓励成员提出问题并提供意见/反馈。

###角色和职责

- 澄清：确定每位团队成员的角色和职责，例如，雷切尔负责营销，乔伊负责开发。
- 讨论：澄清有关角色的问题和建议。

###沟通渠道

- 工具：讨论用于沟通的工具和服务（如 Slack、Microsoft Teams）。
- 频率：设定期望的沟通节奏，如每周更新和每日签到。

###最初的项目或任务讨论

- 概述：介绍第一个项目，即开发新的移动应用程序。
- 责任：分配任务并设定截止日期，例如，在 9 月 1 日前完成主屏幕的用户界面设计草稿。
- 讨论：提出问题、建议或疑虑。

#### 下一步和行动项目

- 总结：总结讨论要点和行动项目，例如起草项目时间表和建立沟通渠道。
- 下次会议：安排下一次会议，并分享暂定议程（如有）。

### 结束语

- 主持人：感谢大家的参与。
- 激励：对大家的未来表示鼓励。

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### **行动项目：**

1.Rachel: 在 9 月 15 日之前起草营销计划。
2.Joey: 在 10 月 30 日之前准备初步开发时间表。
3.莫妮卡3. 莫妮卡：10 月 27 日前制定项目管理流程。

### **下次会议：**

- 日期和时间：2024 年 9 月 30 日下午 2:00