会议是现代工作生活中不可避免的一部分。在大流行病期间，"Zoom 会议 "成了我们日常工作场所互动的代名词。
虽然会议至关重要，但我们中只有少数人能够很好地安排会议，以确保从中获得最大收益。因此，让我们花几分钟时间来了解一些最佳做法，它们可以帮助你为会议做好充分准备。
筹备会议
确定宗旨和目标
首先要了解会议的目的，如果你是组织团队的一员，确保写明会议的宗旨、目标和规则。
将其明确化将有助于澄清这些要点，并促使您重新考虑那些看似无效的项目。
创建和共享议程
一旦确定了目标和目的，就很容易制定会议的议程。
议程应包括会议期间需要发生的事情，以及与会者应如何表现和做出贡献。
收集利益相关者的问题和想法
虽然不是每个人都能参加会议，但这并不意味着他们的声音就不应该在会议中得到体现。
因此，如果你代表一个团队或特遣队参加会议，你必须收集意见和问题，以便在会议上酌情提出。
了解您要参加的会议类型
在确定了议程和目标后，了解自己要参加的会议类型至关重要。
您要参加推介会吗？评估？头脑风暴会议？等等。
了解会议的类型有助于确定自己在会议中的角色，并期待会议取得成功。
确定潜在障碍
在深入研究会议类型和目标的同时，还应考虑可能遇到的障碍。
例如，在参加推介会时，常见的障碍可能是投资回报率的理由。
如果您正在参加头脑风暴会议，障碍可能是偏离轨道。了解这些障碍将帮助您找到解决方法。
规划互动窗口
保持会议的互动性至关重要，有时，应将互动机会纳入会议结构。
例如，如果您正在演示幻灯片，可以添加一个窗口，用于提问或子主题之间的互动。
这将有助于及时澄清和消除参与者的疑虑和疑惑。
为与会者分配角色
会议有参与者，只要有人参与，就需要有一种调节力量来确保目标的实现。
调节力量往往可以是参与者本身，他们可以扮演你赋予他们的不同角色。
例如，你可以请某人担任计时员、会议记录撰写员、主持人等。
准备开场 2 分钟
会议的开场可能是最重要的，因为这是为整个会议确定议程和基调的时候。
因此，在准备开场的 2 分钟时，要注意提及会议议程、为与会者分配职责、解释会议范围等目标。
确定理想结果
在不知道自己想要什么结果的情况下，要组织和召开一次有效的会议并不容易。
因此，请确保您和其他与会者知道他们需要从这次会议中得到什么。
设定基准和期望，并尽快传达给参与者。
传达后续计划
会议即将结束时，与与会者分享会议讨论内容的下一步可能行动。您可以使用流程记笔记法或提纲法记下会议记录，并与与会者分享。
后续行动会让人们感到自己为有意义的事情做出了贡献，从而更有动力在今后继续做出贡献。
此外，这也是学习如何通过电子邮件向缺席会议的人发送会议记录的好时机，这样他们也能参与进来。
结论
综上所述，会议可以成为工作场所沟通的得力工具。上文分享的步骤/最佳做法可以为准备会议提供一个清晰的框架。
有些最佳实践可能不适用于某些会议，这没关系。我们的目标是在遇到需要最佳实践解决方案的情况时知道该怎么做。
我们错过了什么吗？请通过 Twitter @RoutineHQ 告诉我们。感谢您的阅读。
