任何知识工作者都知道，会议是现代工作场所最重要的团队活动之一。
如果你工作的时间足够长，你甚至可能有机会开展一次自己的活动。
你是怎么做的？请在 Twitter@RoutineHQ上告诉我们您的收获。
因此，在这篇博文中，我们将探讨如何成为一名有效的会议组织者。
谁是优秀的会议组织者？
你在组织中担任的角色取决于你是否具备或发展了一些关键特征或品质。
担任会议组织者也不例外。
理想的会议组织者应具备以下素质：
他们是有组织的。
他们很守时。
他们思想开放。
他们全神贯注。
他们制定了应急计划。
他们让同伴承担责任。
他们尊重人们的时间。
他们孜孜不倦地跟进。
成为优秀会议组织者的最佳做法
准时或提前开始和结束
参加会议的人都不会喜欢会议迟到或在没有必要的情况下延长会议时间。作为组织者，你有责任遵守时间。
例外情况是，会议提前得出了一个有机的结论，在这种情况下，你应该强烈考虑结束会议，让每个人都离开。
做会议记录
使用 Routine 等工具精确记录会中笔记和任务。会中笔记可以增加会议的背景和可操作性，使会议更加有效。
在开始/准备新会议议程之前，考虑回顾过去的会议及其行动项目。
制定后续计划
只有在商定或讨论的事情得到落实时，会议才会有效。没有列出未来步骤的会议只是一种智力活动，没有可衡量的结果。
因此，在会议结束或总结发言时，应制定后续计划，并与与会者和其他利益相关者分享。
为与会者分配角色
在会议组织过程中，你必须尽早认识到，你只能做一些事情，必须将角色和任务委派给与会者。
因此，选一个人做会议记录，另一个人负责计时，还有一个人负责保持谈话的正常进行，等等。把自己想象成管弦乐队的演奏者，而不是一个人从一个乐器跑到另一个乐器，试图演奏所有乐器。
共享会议议程
一个好的会议应该是与会者知道自己要做什么，并准备好进行富有成效的对话。
而一份好的会议议程可以通过文件、与会者名单、议题清单等为与会者提供所有必要的背景信息，从而解决大部分问题。
保持对话正常进行
如前所述，当有人需要执行结构/计划时，会议往往会扯到与此无关的话题上。
作为组织者，当会议出现偏离主题的情况时，你应该把会议拉回到核心主题上来，或者把这项任务委托给与会者名单上的某个人。
鼓励每个人做出贡献。
当受邀的每个人都对讨论做出了积极贡献时，会议就达到了最佳状态。作为会议的组织者，您必须确保每个人都做出贡献。
因此，要寻找那些被压制或难以表达自己观点的人，鼓励他们站出来说出来。让会议室成为想法和对话的安全空间，并消除任何因无法提出好观点而产生的耻辱感。
只邀请需要到场的人
并非组织中的每个人都需要参加每次会议。如果您能根据相关性及其对会议做出贡献的能力来精心挑选与会者，就能使会议过程更加有效。
如果可以通过异步方式与某人取得联系，则应重新考虑邀请他参加会议。
此外，如果某人是因其相关性和能力而被钦点的，那么他们可能会更积极地参与对话。
结论
关于如何成为一名高效的会议组织者，这篇文章到此结束。感谢您的阅读。
