如果你想提高工作效率，有很多系统可以帮助你。
您有一次只专注于一项任务的问题吗？试试 Pomodoro 技术或时间块。
你经常拖延具有挑战性的任务吗？那就试试布莱恩-特雷西的 "吃掉青蛙 "法吧。
无论你在工作效率的哪个方面遇到困难，系统都能帮助你更好地管理它。然而，我们经常会尝试生产力系统，因为它们对别人有用，却不真正了解它们是否对我们有用。在这篇文章中，我们将看到如何创建一个系统或流程，如果你愿意的话，选择甚至建立你自己的生产力系统。
废话不多说，让我们开始吧。
识别降低生产力的因素
在设计或建立生产力系统时，我们首先要做的就是找出影响生产力的因素。例如，并不是每个人都在拖延具有挑战性的任务。因此，把 Pomodoro 技巧强加给他们不会有太大帮助。相反，他们需要的是类似 "吃掉青蛙 "的方法，即每天早上第一件事就是做最重要但最具挑战性的任务。
因此，首先要找出影响你工作效率的因素，然后选择一个系统，而不是因为别人的系统行之有效就选择它。
建立理想的环境
建立你自己的系统的下一个方面是建立或创造一个环境，让你更容易遵循这个系统。例如，如果你从事销售工作，那么你与那个你最害怕的客户的会面就不能被重新安排为你早上的第一项任务。因此，"吃掉青蛙 "对你来说用处不大。
因此，你有两个选择：要么选择一个适合你的时间表和环境的系统，要么改变环境以适应你的系统。这两种选择都是可行的。同样以销售为例，你可以选择 "时间阻断 "策略，在日历上阻断时间，为当天晚些时候的客户会议做准备。
在这种情况下，您需要选择一个与您的日程安排相匹配的系统。另一种方法是将客户会议限制在一天中的某个特定时间段，这可能很难做到，但并不罕见。在这种情况下，你会在一天的开始时间召开所有的客户会议，因为这时你觉得自己最有能力处理这些会议。
这两种途径都可行，您的选择取决于您工作和生活中其他因素的灵活性。
执法媒介
在建立最佳生产力系统时，需要考虑的下一个方面是执行系统的媒介。我们大多数人更喜欢数字化的体验，因此我们会选择待办事项列表、日历、提醒事项等生产力应用程序。
我认识一个人，他只用谷歌日历来满足他所有的工作效率需求，而在另一端，也有人使用 Notion 数据库甚至 Excel 电子表格来跟踪和管理他们的工作效率。这里没有错误的答案，关键在于适合你的方法。不过，在开始使用时，我们建议你选择最简单的管理方式。因此，在手机上设置一个简单的闹钟来提醒你做最重要的事情是一个好的开始；然后，你可以逐步使用日历来安排短期任务。更妙的是，您可以使用像 Routine 这样简单易用的工具来管理您的日历和任务。
启动进程
现在，你已经找出了影响工作效率的因素，制定了日程安排，并找到了可以帮助你的工具，剩下的就是启动这个过程了。
首先，你可以设定使用系统想要实现的目标。像 "提高工作效率 "这样的目标毫无用处；更好的目标应该是 "每月花 20 个小时做客户演示 "或 "将管理电子邮件的时间减少 50%"。
目标越具体，就越有可能制定出实现目标的策略。从我们最近撰写的博文中了解更多有关设定 SMART 目标以及如何设定一般目标的信息。
具体目标 = 更有可能实现
下一步是创建强制函数，以帮助您保持正确的方向。强制函数的形式可以是
手机上的警报
日历上的提醒事项
能让你负起责任的朋友
在你的办公桌上贴一张便条，提醒你
使用任何适合你的方式。研究表明，增加社交元素通常有助于保持良好的生产力系统。
分析你的模式
最后一步是跟踪和分析你的模式。如果你只遵循而不反思你的个人生产力系统，你就会失去很多。因此，定期抽出时间回头看看自己有了多少进步，哪些地方有所退步，哪些地方可以采取不同的方法等等。
在 Routine 这样的工具中，这一点很容易做到。你可以在 "日志 "选项卡中找到过去所有任务的列表，然后快速浏览这些任务，看看其中是否有值得分析的地方。
您还可以为每项任务添加注释；我们这样做是为了帮助您为任务添加上下文。这些额外的背景信息将帮助您学习和改进您过去的表现。
如果您还没有使用过 Routine，请在下方注册，加入访问列表。仅供参考，Routine 是免费使用的。
因此，在这篇文章中，我们探讨了所有阶段，从识别你的生产力耗损者到保持你的生产力连胜。
如果您需要复习我们在此讨论过的一些观点，请随时回来重读这篇文章。
